División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Licda. Celina Víquez González 2 10 de noviembre, 2005 DI-CR-719 Al contestar refiérase al oficio Nº 14369 10 de noviembre, 2005 DI-CR-719 Licenciada Celina Víquez González Auditora Interna POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSIÓN, S.A. Estimada señora: Asunto: Criterio sobre las órdenes dirigidas a la Auditoría Interna de Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A. de rendir informes periódicos sobre los estados financieros de la Sociedad y de dar seguimiento a los acuerdos de Junta Directiva. Con el propósito de que lo haga de conocimiento de la Junta Directiva del Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A., me refiero a su misiva No. SFI-125-2005 del 12 de setiembre del 2005, en el cual consulta lo siguiente: “1. Siendo que para rendir informes sobre los estados financieros cada 2 meses esta auditoría debe realizar el estudio correspondiente para 7 estados financieros, que corresponden a 6 estados financieros correspondientes a los fondos de inversión y el de la Sociedad Administradora, y que no se cuenta con los recursos humanos, ni materiales para realizarlo ¿Debo cumplir con lo acordado por la Junta Directiva? 2.¿Debe esta auditoría incluir dentro de su plan de trabajo una actividad permanente que consiste en el seguimiento de acuerdos de Junta Directiva cada 2 meses tal como lo requiere ese Órgano Colegiado mediante el acuerdo en mención?” Sobre el particular, es pertinente recordar que tanto la revisión periódica de los estados financieros de la entidad denominada Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A.- así como el seguimiento de acuerdos de Junta Directiva son actividades que forman parte del control interno de la Institución, y como bien es sabido, la co ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Licda. Celina Víquez González 2 5 de ocrubre,2005 Al contestar refiérase al oficio Nº 12409 5 de octubre, 2005 DI-CR-597 Licenciada Celina Víquez González Auditora Interna Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A. Estimada señora: Asunto: Atención de consulta sobre interrelación de la Auditoría Interna con la comisión designada por la Junta Directiva para la coordinación del presupuesto y el PAO institucionales Se da respuesta a su oficio AI?SAFI?124?2005 del 26 de agosto, en el cual plantea interrogantes en torno a la interacción de esa Auditoría Interna con la comisión que recientemente estableció la Junta Directiva de Popular SFI para que coordine la elaboración del presupuesto y el plan anual operativo. A continuación se presentan los comentarios que satisfacen cada una de las preguntas que contiene dicha nota. 1. ¿Debe la Auditoría Interna confeccionar un plan anual operativo? Evidentemente, toda auditoría interna debe confeccionar un plan anual operativo (PAO) que sea congruente con su plan estratégico. El PAO constituye un instrumento fundamental de toda unidad que pretenda guiar su gestión de manera sistemática y profesional, con miras al logro de objetivos bien definidos; además, es el punto de partida para la elaboración del presupuesto, pues éste debe estipular los recursos necesarios para cumplir dicho plan. Es por ello que la obligación de que la auditoría interna elabore un PAO se establece de manera expresa en el inciso f) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en la norma 2.1.1.2 del Manual de normas generales para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público costarricense (M?1?2004?CG?DDI). Dado que esa normativa jurídica y técnica debe ser de c ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Licda. Celina Víquez González 5 5 de octubre, 2005 Al contestar refiérase al oficio Nº 12407 5 de octubre, 2005 DI-CR-596 Licenciada Celina Víquez González Auditora Interna Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A. Estimada señora: Asunto: Atención de consulta sobre relación del Comité de Auditoría Corporativo con la Auditoría Interna de Popular SFI Se da respuesta a su oficio AI?SAFI?120?2005 del 26 de agosto, en el cual plantea algunas interrogantes en torno a la relación de esa Auditoría Interna con el Comité de Auditoría Corporativo del conglomerado financiero integrado por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal y sus sociedades anónimas. Más adelante se atiende cada una de esas interrogantes, en el mismo orden en el que las plantea en su consulta. Sobre el particular, es menester traer a colación que el comité de auditoría corporativo se establece en el artículo 13 del “Reglamento para la regulación de la relaciones corporativas del Banco Popular y de Desarrollo Co0munal y sus Sociedades Anónimas”, el cual dicta en lo procedente lo que se transcribe de seguido, según la modificación acordada por la Junta Directiva Nacional del Banco Popular en su sesión ordinaria Nº 4326 del 11 de agosto de 2005: “Artículo 13. De los órganos del conglomerado. Son órganos del Conglomerado Financiero: [...] g. El comité de Auditoría Corporativo, el cual se regirá por lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, el Reglamento sobre Auditorías Externas y Medidas de Gobierno Corporativo al igual que el Reglamento del Comité de Auditoría Corporativo del Banco Popular y de Desarrollo Comunal y sus Sociedades Anónimas. [...]” A la fecha, esta Oficina no ha tenido conocimiento del “Reglamento del C ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Licda. Celina Víquez González 2 13 de octubre, 2005 Popular Sociedad de Fondos de Inversión DI-CR-626 Al contestar refiérase al oficio Nº 12925 13 de octubre, 2005 DI-CR-626 Licenciada Celina Víquez González Auditora Interna Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A. Torre Mercedes, Paseo Colón, Piso 8 Estimada señorita: Asunto: Consulta sobre intervención del Auditor Interno del Banco Popular y de Desarrollo Comunal en sesiones de Junta Directiva de Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A. y relaciones de supervisión y evaluación realizadas por ese Auditor a la gestión de la Auditoría Interna de esa Sociedad Anónima. Se da respuesta a sus notas Nos. AI-SAFI?090?2005 y AI-SAFI-102-2005, en las cuales solicita criterio respecto de la procedencia de que el Auditor Interno del Banco Popular y de Desarrollo Comunal participe en las sesiones de Junta Directiva de Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A.; además que plantea una serie de requerimientos. En vista de que los aspectos consultados en la nota Nº AI-SAFI-090-2005 están contenidas en la segunda misiva se utilizarán como base para la respuesta, los asuntos planteados en la nota Nº AI-SAFI-102-2005. a) En cuanto a lo solicitado en los puntos Nos. 1, 2, 3 y 5, donde se solicita que se gire órdenes al Auditor Interno del Banco Popular para que limite su función con la Auditoría Interna de Popular Sociedad Fondos de Inversión, S.A., estrictamente a labores de coordinación y colaboración, absteniéndose de supervisar y evaluar labores de esta última; así como de brindar asesoría a la Junta Directiva de esa Sociedad Anónima y para que evite emitir directrices en relación con la ejecución y cumplimiento del plan de trabajo de la Auditor ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Licda. Celina Víquez González 3 21 de setiembre, 2005 Popular Sociedad de Fondos de Inversión DI-CR-552 Al contestar refiérase al oficio Nº 11573 21 de setiembre, 2005 DI-CR-552 Licenciada Celina Víquez González Auditora Interna POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSIÓN, S.A. Edificio Torre Mercedes, Piso 8 Paseo Colón Estimada señora: Asunto: Convocatorias a sesiones de la Junta Directiva de Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A., realizadas a la Auditora Interna de esa Sociedad, y anulación de esas convocatorias. Se da respuesta a su oficio N° SFI-081-2005, en el que solicita criterio respecto de “cuáles son los formalismos a seguir por parte de la Junta Directiva para convocar al Auditor a (...) sesiones, tales como plazo, temas a tratar y medio de convocatoria.”. Además consulta respecto de “¿Cuál es el procedimiento que debería seguir la Junta Directiva para la anulación de una convocatoria realizada a la Auditoría Interna previamente?”, si “¿Podría ser la convocatoria formal anulada mediante una llamada telefónica, horas antes de que inicie la sesión del Órgano Colegiado?”, y en caso de que se haya convocado a la Auditora a alguna sesión de la Junta Directiva, “¿Qué formalidades debe cumplir una contra orden a esa convocatoria?”. A efectos de abordar tales inquietudes, resulta oportuno considerar, en primer término, lo planteado por esta Contraloría General en el oficio N° 07767 (DI-CR-359) del 1° de julio de 2005, en el que se indica, entre otros asuntos, lo siguiente: “(...) en el evento de que se requiera la asesoría del Auditor Interno en las sesiones de la Junta Directiva de una Sociedad Anónima, esa labor le compete al profesional que ostente el cargo de Auditor Int ...

1 3 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio N° 11041 6 de setiembre de 2005 DAGJ-2630-2005 Señora Celina Víquez González Auditora Interna POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSIÓN Estimada señora: Asunto: Consulta sobre la aplicabilidad de la Ley No. 8422, Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Publica. Nos referimos a su oficio número SFI-092-2005, de fecha 7 de julio de 2005, presentado ante esta Contraloría General el mismo día, por medio del cual solicita el criterio de este órgano contralor respecto de los alcances y aplicación de la Ley No. 8422. Específicamente, plantea las siguientes interrogantes: 1) ¿Puede un miembro de Junta Directiva del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, quien recibe la respectiva dieta no solo en las sesiones ordinarias sino en las extraordinarias, formar parte de la Junta Directiva de dos de sus sociedades anónimas dentro de las que igualmente devenga dietas en sus sesiones ordinarias y extraordinarias? 2) ¿Pueden estos mismos miembros, conformar comités y/o comisiones que no son creados por Ley, tanto en el Banco Popular, como en sus sociedades anónimas y dentro de los cuales devengan también dietas? 3) En caso de ser negativa la respuesta, deben devolver a la Administración los montos cancelados por concepto de dietas pagadas bajo esos supuestos y a partir de que (Sic) periodo? · NUESTRO CRITERIO: Como asunto de primer orden, es menester manifestar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de nuestra Ley Orgánica y en la Circular CO-529 publicada en La Gaceta 107 del 5 de junio de 2000, únicamente se atenderán las consultas que versen sobre materias propias de las competencias constitucionales y legales otorgadas a este órgano contralor y siempre que no se trate de situaciones concretas que debe resolver la institución solicitante. De tal manera, que las disposiciones y consideraciones que mediante el presente oficio se emiten, se plant ...

1 14 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio N° 11040 06 de setiembre de 2005 DAGJ-2629-2005 Señora Celina Víquez González Auditora Interna POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSIÓN Estimada señora: Asunto: Consulta sobre la aplicabilidad de la Ley No. 8422, Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Publica. Nos referimos a su oficio número SFI-082-2005, de fecha 6 de junio de 2005, presentado ante esta Contraloría General el mismo día, por medio del cual solicita el criterio de este órgano contralor respecto de los alcances y aplicación de la Ley No. 8422. Específicamente, plantea las siguientes interrogantes: 1) Si una persona labora a tiempo completo en una institución pública puede participar en sesiones de Órganos Colegiados (Juntas Directivas, Comisiones, Comités) de empresas o instituciones públicas devengando dietas, si dichas sesiones se realizan dentro del horario de la institución en la cual está registrado en planillas. 2) En el mismo supuesto si se puede devengar dietas alegando que le dan permiso sin goce de salario en la institución en la cual labora para asistir a las sesiones en horas dentro de la jornada laboral. 3) Bajo los supuestos anteriores al fiscal del Órgano Colegiado, le aplican esas restricciones que dicta la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, en el caso de su participación en sesiones de Junta Directiva o en Comités donde se toman decisiones del negocio e inversión de la institución. 4) En el caso de los profesionales en derecho, que laboran medio tiempo para una institución pública, y medio tiempo para otra institución y que además figuran como asesores de la gerencia de la institución y a la vez (Sic) asesores legales de la Junta Directiva. Eventualmente les podría aplicar la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. 5) El pago del 65% de prohibición que establece la Ley Contra la Cor ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios Financieros, Economía y Comercio Al contestar refiérase al oficio Nº 7957 1 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios Financieros, Economía y Comercio Lic. Melizandro Quirós Araya 2 5 de julio, 2005 5 de julio, 2005 FOE-FEC-538 Licenciado Melizando Quirós Araya General General Popular Fondos de Inversión BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL Estimado señor: Asunto: Se atiende oficio en el que se solicita información sobre el estado de las directrices a que se hizo referencia en el oficio Nro. 636 del 21 de enero del 2005. Nos referimos a su oficio Nro. SFI-GG-240-05 del 19 de abril del 2005, en el que solicita información sobre el estado actual de las directrices a que esta Contraloría General hizo referencia en la nota Nro. 636 del 21 de enero del 2005, y la posición sobre el manejo de las inversiones propias de esa Sociedad. Sobre el particular le informamos que mediante oficio Nro. 6009 (FOE-FEC-426) del 27 de mayo del 2005, este órgano contralor atendió una consulta planteada en este mismo sentido, por parte de la licenciada Hazel Cepeda Hodgson, Subgerente General de Operaciones de esa entidad bancaria, en representación, tanto del Banco Popular y de Desarrollo Comunal como de sus subsidiarias, haciendo ver la preocupación de dichas entidades públicas en cuanto a la prohibición de invertir en fondos de inversión. En el citado memorial se manifestó lo siguiente: “En virtud de lo anterior solicita le indiquemos el estado actual de las directrices que esta Contraloría General indicó en el oficio Nro. 636 del 21 de enero del 2005 promulgaría en materia de control interno sobre inversiones dirigidas a los bancos públicos y el alcance que estas tendrían en materia de clientes institucionales y especialmente del sector bancario y municipal. Al respecto, nos permitimos comunicarle que las directrices en materia de control interno sobre inversiones dirigidas a l ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Licda. Celina Víquez González 3 Oficio 5208 (DI-CR-247) Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A. 10 de mayo, 2005 Al contestar refiérase al No. 05208 10 de mayo, 2005 DI-CR-247 Licenciada Celina Víquez González Auditoría Interna POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSIÓN S.A. Edificio Torre Mercedes, Paseo Colón, Piso 8 Estimada señorita: Asunto: Solicitud de suministro del plan de trabajo de la Auditoría Interna de Popular Sociedad Fondos de Inversión, S.A., por parte de la Oficialía de Cumplimiento. Se acusa recibo de la nota No. AI-SFI-044-2005, mediante la cual consulta acerca de la obligatoriedad de la Auditoría Interna de Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A., de suministrar a la Oficialía de Cumplimiento, el programa de auditoría para evaluar a esa Oficialía. Primero que todo, es oportuno indicar que es indispensable que los funcionarios de auditoría sean independientes de la administración en la ejecución de su labor (en aras de mantener su objetividad y la credibilidad de su función ante terceros(, lo cual se encuentra dispuesto en el artículo No. 62 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y en el artículo No. 25 la Ley General de Control Interno, en los siguientes términos: “Artículo 25.—Independencia funcional y de criterio. Los funcionarios de la auditoría interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa.” (El subrayado no pertenece al texto original) Por otra parte, se estima oportuno citar que el Reglamento General a la Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado, Legitimación de Capitales y ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios Financieros, Economía y Comercio Al contestar refiérase al oficio Nº 2312 1 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios Financieros, Economía y Comercio MBA. Melizandro Quirós Araya 6 1º de marzo, 2005 1º de marzo, 2005 FOE-FEC-190 MBA. Melizandro Quirós Araya Gerente General POPULAR FONDOS DE INVERSIÓN BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL Estimado señor: Asunto: Plaza de oficial de cumplimiento y aspectos varios relacionados con el pago de comisiones a las fuerzas de ventas de Popular Fondos de Inversión. Nos referimos a su oficio Nro. SFI-GG-093-05 del 14 de febrero, mediante el cual plantea una serie de consultas relacionadas con la plaza de oficial de cumplimiento y el pago de comisiones a los funcionarios de la fuerza de ventas de Popular SAFI. Sobre el particular nos permitimos indicarle lo siguiente. 1. Con respecto a lo resuelto por este Órgano Contralor en el punto 2.1.1 b) del informe DFOE-FEC-47/2004, en relación con la aprobación de la plaza de “Control de riesgo”, tal como se señaló en el informe, la misma se da con fundamento en las justificaciones presentadas por esa Administración, como parte del presupuesto ordinario para el 2005 acordado por la Junta Directiva en la sesión Nro. 116 de fecha 22 de setiembre del 2004 y por lo tanto, constituyó la propuesta oficial de esa Sociedad. En ese sentido debe tenerse claro que para el año 2005 esta Contraloría General no ha aprobado contenido presupuestario alguno para una plaza de Oficial de cumplimiento. De los errores, omisiones u otros, que puedan haberse incurrido al presentar dicha propuesta y sus consecuencias, es un aspecto de entera responsabilidad de esa Administración, los cuales deben ser subsanados por los mecanismos que corresponden según se le informó verbalmente en la reunión sostenida en nuestras oficinas con los responsables del análisis presupuestario respectivo. En referencia concr ...